Закрытие проекта
0
1126
24.07.2026
Что это за процесс
Процесс описывает финальный этап исполнения проекта, который запускается после отгрузки товара или завершения выездных услуг. Основная цель — собрать закрывающие документы, сверить финансовые показатели и убедиться в поступлении оплаты. Сценарий завершается фиксацией статуса в CRM и подтверждением закрытия проекта руководителем. В ходе работы участвуют финансовые отделы, руководители и специалисты по документообороту.
Как читать эту схему
Схема начинается с события отгрузки или завершения работ, после чего запускается цепочка проверок и согласований. Обратите внимание на развилки: эксклюзивный шлюз проверяет, прошел ли заказчик входной контроль (ВК). Если ВК не пройден, процесс идет по одному пути, если пройден — по другому. Параллельный шлюз используется для одновременного сбора документов и контроля оплаты: одна ветка занимается получением сканов или документов из ЭДО, другая — отслеживает поступление денег. Также есть развилка по типу документооборота: если работаете через ЭДО, документы загружаются туда, если нет — ждут физических оригиналов. Событие-таймер напоминает о необходимости работы с таблицей каждое 1-е и 15-е число месяца.
Кому подойдёт
Эта схема полезна компаниям, где проекты включают отгрузку товаров или оказание выездных услуг, а закрытие требует сбора бумажных или электронных документов. Она подойдет руководителям отделов, финансовым специалистам и менеджерам проектов, которые должны координировать получение оплаты и закрывающих актов. Особенно актуально для организаций, использующих CRM и таблицы для учета затрат.
Как адаптировать под свою компанию
- Замените упоминания «Таблицы Фин. отдел» на вашу систему учета (ERP, Excel, специализированный софт).
- Настройте таймер под вашу отчетность: если вы не работаете по числам месяца, измените периодичность напоминаний.
- Уточните ветку по ВК: если у вас нет входного контроля заказчиком, уберите этот шлюз или замените на проверку качества внутри компании.
- Адаптируйте блок с документами: если вы работаете только в ЭДО, удалите ветку с ожиданием физических оригиналов и сканов.
- Проверьте роли: замените «руководителя ОИП» на вашу должность, ответственную за финальное согласование.
Типичные ошибки
Часто забывают про параллельное ожидание документов и оплаты: в схеме это разведено по разным веткам, но на практике менеджеры ждут одно, пока другое висит. Вторая ошибка — игнорирование таймера: если не настроить напоминание о проверке таблицы, данные по затратам могут устареть. Третья проблема — путаница в статусе ВК: если не четко определить, кто и как подтверждает прохождение контроля, процесс может зависнуть на шлюзе.
Опубликуйте свой шаблон
У вас есть отличная схема, которой стоит поделиться? Мы поможем превратить её в шаблон и показать всему сообществу.
Какие элементы BPMN здесь использованы
Нажмите на элемент, чтобы разобраться, что он означает и когда его применяют.
Промежуточное событие-обработчик сообщения Конечное событие-инициатор сообщения Развилка по событиям Промежуточное прикрепленное прерывающее событие-обработчик эскалации Промежуточное прикрепленное событие-обработчик ошибки Промежуточное прикрепленное прерывающее событие-обработчик таймера Цикл по объектам Начальное событие-таймер Начальное событие-сообщение Развилка «и» (Параллельная развилка)
Частые вопросы
Что делать, если заказчик не прошел входной контроль (ВК)?
Схема предусматривает ветку «ВК не пройден». В этом случае процесс не идет к закрытию, а, вероятно, возвращается на доработку или требует дополнительных согласований, пока статус не изменится.
Как учитываются затраты по проекту?
Составляется отчет общих затрат и список затраченных ТМЦ. Эти данные проверяются финансовым отделом через таблицу, после чего согласовываются ответственным лицом.
Можно ли закрыть проект, если оплата пришла не полностью?
Да, схема имеет ветку «Оплата поступила в частичном объеме». Это означает, что процесс может продолжаться к закрытию, если условия договора позволяют принять частичную оплату.
Как процесс работает с электронными документами?
Если используется ЭДО, документы загружаются в систему, и это фиксируется как событие. Если нет — процесс ждет физических оригиналов или сканов, что разведено по разным веткам шлюза.
Кто отвечает за финальное подтверждение закрытия?
Завершение проекта подтверждается после того, как все документы получены, оплата проверена и отчеты согласованы. Финальное действие — отметка в CRM и подтверждение руководителем.
Зачем нужен таймер на 1-е и 15-е число?
Это напоминание о необходимости работы с таблицей финансов. Оно помогает регулярно сверять данные по затратам и статусу документов, чтобы не потерять информацию к моменту закрытия.
Похожие процессы
