Получение предоплаты по заказу

Что это за процесс

Этот процесс описывает путь от заключения сделки до фактического получения или потери предоплаты. Он начинается с события «Заключена сделка» и завершается одним из двух исходов: «Предоплата получена» или «Предоплаты не будет». Схема покрывает все этапы взаимодействия с клиентом: выставление счёта, ожидание оплаты, контроль сроков и финальное отражение движения денежных средств.

Как читать эту схему

В основе процесса лежит эксклюзивный шлюз, который проверяет, будет ли клиент оплачивать счёт. Если ответ «Нет», процесс завершается событием «Предоплаты не будет». Если «Да», запускается цепочка действий по оформлению счёта и отправке документов клиенту. Далее включается событийный шлюз, который ждёт одного из трёх триггеров: поступления сообщения об оплате, истечения срока действия счёта или таймера «За 2 дня до истечения срока». Таймер «Каждые N часов в течении рабочего дня» используется для периодических проверок или напоминаний. Финальное решение принимается на основе условного события «Оплата поступила на счёт», после чего запускается смежный процесс «Отражение движения ден. средств по счетам».

Кому подойдёт

Схема актуальна для отделов продаж, бухгалтерии и финансовых контролёров, работающих с B2B-клиентами. Она подходит компаниям, где оплата по предоплате является обязательным условием начала работ или отгрузки товара, и где важно строго контролировать сроки действия счетов.

Как адаптировать под свою компанию

• Замените абстрактные таймеры «Каждые N часов» и «За 2 дня» на реальные значения, соответствующие вашим договорным срокам.
• Добавьте конкретные роли исполнителей к задачам «Оформить счёт» и «Отразить поступление», чтобы избежать путаницы в ответственности.
• Уточните каналы коммуникации в задаче «Отправить документы клиенту» (email, личный кабинет, мессенджер).
• Настройте интеграцию с банковской системой для автоматического запуска события «Оплата поступила на счёт», исключив ручной ввод выписки.
• Определите, кто именно принимает решение в случае истечения срока действия счёта: продлевать его или закрывать сделку.

Типичные ошибки

Частая ошибка — игнорирование сценария «Предоплаты не будет», из-за чего процесс висит в воздухе, если клиент молчит. Другая проблема — отсутствие чёткого разделения между отправкой документов клиенту и внутренним отражением движения средств, что приводит к рассинхронизации данных в CRM и бухгалтерии. Также часто забывают про таймер напоминания «За 2 дня до истечения срока», теряя возможность спасти сделку до её закрытия.