Упаковка и отгрузка в рамках исполнения проекта

Упаковка и отгрузка в рамках исполнения проекта Открыть интерактивную диаграммуНажмите, чтобы загрузить редактор схемы

0

1084

22.07.2026

Что это за процесс

Этот бизнес-процесс описывает полный цикл подготовки изделия к отгрузке, включая упаковку, логистику и передачу закрывающих документов. Он запускается за три недели до плановой даты отгрузки и завершается получением подписанных отгрузочных документов от клиента. Схема координирует действия между производством, складом, финансами и отделом продаж, чтобы исключить разрывы в поставках и документообороте.

Как читать эту схему

В основе модели лежат два ключевых решения, которые определяют дальнейший путь. Первое — это эксклюзивный шлюз, разделяющий поток в зависимости от условий поставки: либо покупатель сам забирает товар (выборка), либо поставщик организует доставку. Если выбрана доставка, процесс включает поиск транспортной компании и согласование стоимости. Второе важное разветвление касается документов: эксклюзивный шлюз проверяет, отправляются ли бумаги вместе с грузом или отдельно. Если документы идут отдельно, они могут быть переданы в физическую отправку или загружены в систему электронного документооборота (ЭДО). Параллельный шлюз используется для одновременного контроля финансовых аспектов и подготовки заказа к упаковке, что позволяет не ждать одобрения финансов, пока склад готовит товар, но не начинать упаковку без разрешения.

Кому подойдёт

Схема предназначена для производственных компаний, работающих по проектному принципу, где каждый заказ уникален и требует индивидуальной спецификации. Она полезна для менеджеров проектов, кладовщиков, логистов и финансовых контролеров, которым нужно четко понимать свои зоны ответственности на этапе завершения сделки. Особенно актуально для организаций, использующих как бумажный, так и электронный документооборот.

Как адаптировать под свою компанию

Замените шаг «Найти транспортную компанию» на интеграцию с вашим логистическим партнером, если вы работаете с постоянным перевозчиком.
Упростите ветку с документами, если ваша компания полностью перешла на ЭДО и не использует бумажные носители.
Добавьте шаг согласования с юридическим отделом, если ваши закрывающие документы требуют дополнительной правовой экспертизы.
Настройте таймер запуска процесса под ваши реальные сроки производства: три недели могут быть слишком рано или слишком поздно для вашего цикла.
Измените условие «Фин. контроль» на автоматическую проверку лимитов в CRM, если у вас есть такая интеграция.

Типичные ошибки

Частая проблема — игнорирование параллельности процессов. Если ждать завершения финансового контроля перед началом подготовки заказа на складе, вы теряете время. Другая ошибка — нечеткое разделение ответственности за документы: кто именно должен убедиться, что файлы загружены в ЭДО, а кто — что бумажные копии отправлены. Также часто забывают про обратную связь: отсутствие шага по получению подписанных документов от клиента оставляет процесс незавершенным с юридической точки зрения.

Иван Воронин

🥈Эксперт

Заместитель технического директора в ГК "ЭКОХИМПРИБОР"

Прошел путь от сервис-инженера, проектировщика, закупщика, руководителя проектов, руководителя отдела управления проектами, руководителя аналитических решений до заместителя технического директора. Активно участвую в развитии и улучшении деятельности компании, по долгу службы так же занимаюсь описанием бизнес-процессов внутри компании.

Связаться с автором

Опубликуйте свой шаблон

У вас есть отличная схема, которой стоит поделиться? Мы поможем превратить её в шаблон и показать всему сообществу.

Какие элементы BPMN здесь использованы

Нажмите на элемент, чтобы разобраться, что он означает и когда его применяют.

Развилка «и» (Параллельная развилка) Конечное событие-инициатор сообщения Начальное событие-таймер Промежуточное событие-обработчик сообщения Задача, выполняемая вручную Вызов повторно-используемого действия

Частые вопросы

Когда именно запускается этот процесс?

Процесс стартует автоматически по таймеру за три недели до запланированной даты отгрузки. Это дает запас времени на подготовку спецификаций и согласование логистики.

Что делать, если документы отправляются вместе с товаром?

В этом случае ветка «Документы отправляются отдельно» не активируется. Документы прикладываются непосредственно к заказу перед его упаковкой или отгрузкой, минуя отдельные шаги по ЭДО или курьерской доставке бумаг.

Кто принимает решение о способе доставки?

Решение зависит от согласованных условий поставки с Заказчиком. Если условия предполагают доставку поставщиком, активируется поиск транспортной компании. Если выборка покупателем — процесс переходит к этапу выборки заказа на складе.

Можно ли использовать только ЭДО без бумажных документов?

Да, схема предусматривает ветку «Электронный документооборот». В этом случае закрывающие документы загружаются в систему ЭДО, отправляются через нее, а факт отправки отражается в CRM. Шаг физической отправки документов пропускается.

Как процесс контролирует финансовые риски?

Перед упаковкой заказа происходит этап «Разрешить отгрузку (фин. контроль)». Это параллельный поток, который должен быть завершен до того, как заказ будет физически упакован и передан в отгрузку, чтобы избежать отправки товара при наличии задолженности или несогласованных условий.

Чем заканчивается этот бизнес-процесс?

Процесс считается завершенным после того, как компания получит подписанные отгрузочные документы от Заказчика. Это подтверждает, что товар принят, а документальное оформление сделки завершено.