Обработка заказа (от заявки до выставления счета к оплате)

Что это за процесс

Этот процесс описывает путь заказа от момента получения заявки от клиента до финального выставления счета на оплату. Он начинается с события «Получен заказ от клиента» и завершается, когда клиенту направлен счет. В центре внимания — работа клиентского менеджера, который координирует поиск продавца, проведение аукциона и проверку наличия деталей на складе.

Как читать эту схему

Схема строится вокруг решений, принимаемых клиентским менеджером. Ключевые моменты — это развилки, где процесс идет по разным путям в зависимости от условий. Например, используется эксклюзивный шлюз для проверки наличия деталей на складе: если детали есть, процесс идет к оформлению закупки, если нет — запускается поиск продавца. Другой важный эксклюзивный шлюз проверяет соответствие счета заказу: при несовпадении менеджер вносит правки в 1С, при совпадении — отправляет счет клиенту. Также есть проверка возможности закупки недостающих деталей, которая определяет, будет ли проводиться аукцион или заказ будет отклонен.

Кому подойдёт

Схема актуальна для компаний, где ключевую роль играет клиентский менеджер, а закупки деталей происходят через аукционы или прямые договоренности с продавцами. Она подойдет бизнесу, использующему систему 1С для выставления счетов и ведущему учет истории заказов. Процесс подходит для организаций, где важно согласование спецификаций и проверка наличия товара перед финальным подтверждением.

Как адаптировать под свою компанию

• Замените ручную проверку наличия деталей на автоматическую интеграцию со складской системой, если она у вас есть.
• Добавьте этап согласования цены с финансовым отделом, если в вашей компании клиентский менеджер не имеет права утверждать условия аукциона самостоятельно.
• Измените способ уведомления клиента: если вы используете не email, а личные кабинеты или мессенджеры, обновите задачи по отправке счетов и уведомлений.
• Уточните роль «Продавец»: если вы работаете с несколькими поставщиками, добавьте шаг выбора поставщика по критериям цены или сроков.
• Добавьте контроль сроков: если у вас есть SLA на обработку заявки, добавьте таймеры на ключевые этапы, такие как ожидание предложения участника аукциона.

Типичные ошибки

Часто забывают про сценарий отказа: если деталь не закуплена или клиент отказался от условий, процесс должен корректно завершаться событием «В выполнении заказа отказано», а не зависать. Вторая ошибка — игнорирование проверки соответствия счета заказу: без этого шага возможны расхождения в 1С и жалобы клиентов. Третья ошибка — смешивание ролей: если аукцион проводит отдельная служба, а не клиентский менеджер, нужно вынести задачи по аукциону в отдельную дорожку.