Актирование выполненных работ

Что это за процесс

Процесс описывает последовательность действий по оформлению и оплате выполненных работ по договору. Он запускается при наступлении даты актирования, зафиксированной в договоре, или при досрочном завершении работ. Цикл завершается, когда клиент подписывает акт и производит оплату, либо когда фиксируется отказ клиента от подписания и оплаты.

Как читать эту схему

Схема построена на основе событий и проверок. Старт процесса инициируется стартовым событием-таймером (дата из договора) или событием о досрочном завершении работ. Далее процесс проходит через несколько эксклюзивных шлюзов, где принимаются решения: используется ли типовая форма договора, согласован ли акт с клиентом и корректны ли данные в системе 1С. Если возникают замечания, процесс возвращается на шаг устранения ошибок. Параллельный шлюз используется для одновременного направления пакета документов клиенту и подготовки к получению оплаты. Важно следить за ветками «да» и «нет», которые направляют поток в зависимости от результата проверки или согласования.

Кому подойдёт

Эта схема полезна для компаний, работающих по договорам с актированием работ. В процессе участвуют менеджер клиента, ответственный за подготовку акта, ответственный за выставление счетов и клиент. Также в схеме задействованы системы СУЗ и 1С, что делает её актуальной для организаций, использующих этот стек ПО.

Как адаптировать под свою компанию

• Замените названия систем СУЗ и 1С на те, которые используются в вашей компании для документооборота и бухгалтерии.
• Уточните роли участников: если у вас нет отдельного менеджера клиента, распределите его задачи между другими сотрудниками.
• Настройте условия в эксклюзивных шлюзах под ваши критерии: что считается «существенными» и «несущественными» замечаниями.
• Измените типы событий старта, если ваш процесс запускается не по таймеру, а по запросу клиента или факту сдачи работ.
• Добавьте шаги согласования внутри компании, если акт требует визы юриста или финансового директора перед отправкой клиенту.

Типичные ошибки

Частая ошибка — игнорирование сценария отказа клиента. В схеме важно явно показать путь, когда клиент отказывается подписать акт или оплатить счет, чтобы процесс не зависал. Другая ошибка — смешивание этапов подготовки акта и выставления счета без четкой проверки данных между системами. Также часто забывают указать, кто именно устраняет замечания, что приводит к неясности в распределении ответственности.