Согласование взаиморасчетов с контрагентом (инициируется контрагентом)
0
678
24.07.2026
Что это за процесс
Процесс описывает процедуру согласования взаиморасчетов, которая запускается по инициативе контрагента после поступления входящего Акта сверки. Взаимодействие завершается одним из трех исходов: подтверждением взаиморасчетов и урегулированием разногласий, отменой процедуры или переходом к обработке отказа контрагента от взаимодействия. Ключевым триггером является поступление запроса на сверку, а финальным этапом — заверение и отправка документов или фиксация нарушения сроков.
Как читать эту схему
Схема начинается со стартового события, когда контрагент инициирует сверку. Далее процесс разветвляется через эксклюзивные шлюзы, которые проверяют корректность данных: если взаиморасчеты по версии контрагента неправильны или есть замечания, запускаются ветки анализа и устранения разногласий. Параллельные шлюзы используются для одновременного информирования заинтересованных лиц и финансового контроля о приближении сроков. События-таймеры срабатывают за Х дней до дедлайна, чтобы напомнить бухгалтеру, и фиксируют момент, когда срок предоставления ответа прошел. Если контрагент не отвечает или нарушает сроки, процесс переходит в ветку обработки невыполнения договорных обязательств.
Кому подойдёт
Эта схема полезна для бухгалтеров, финансовых контролеров и менеджеров по работе с контрагентами в компаниях, где активно ведется документооборот по сверкам. Она подходит для организаций, которым важно контролировать сроки ответов от партнеров и минимизировать риски расхождений в реестрах взаиморасчетов.
Как адаптировать под свою компанию
- Замените абстрактное «Х дней» в событии-таймере на конкретный срок, установленный в ваших договорах или регламентах.
- Уточните список «заинтересованных лиц», которые должны получать уведомления о замечаниях или нарушениях сроков.
- Добавьте шаги по автоматической выгрузке данных из вашей ERP-системы, если анализ Акта сверки не делается вручную.
- Определите четкие критерии для ветки «взаиморасчеты по версии контрагента неправильные», чтобы избежать субъективных решений менеджеров.
- Настройте шаблоны сопроводительных писем для разных сценариев: при наличии разногласий и при их отсутствии.
Типичные ошибки
Частая ошибка — отсутствие четкого разделения между анализом Акта сверки и анализом Договора, что приводит к путанице в ролях. Другая проблема — игнорирование ветки «нет связи с контрагентом», из-за чего процесс зависает в ожидании ответа, который никогда не придет. Также часто забывают прописать действие после события «Срок предоставления ответа контрагенту прошел», оставляя нарушение сроков без фиксации в системе.
Опубликуйте свой шаблон
У вас есть отличная схема, которой стоит поделиться? Мы поможем превратить её в шаблон и показать всему сообществу.
Какие элементы BPMN здесь использованы
Нажмите на элемент, чтобы разобраться, что он означает и когда его применяют.
Начальное непрерывающее событие-таймер Промежуточное прикрепленное прерывающее событие-обработчик сообщения Стандартный цикл Промежуточное событие-обработчик таймера Промежуточное прикрепленное событие-обработчик ошибки Задача, выполняемая вручную Промежуточное прикрепленное непрерывающее событие-обработчик таймера Вызов повторно-используемого действия Комментарий Ассоциативная связь
Частые вопросы
Кто должен первым начать сверку взаиморасчетов по этой схеме?
Процесс инициируется контрагентом, который направляет вам входящий Акт сверки. Ваша задача — принять этот запрос и определить ответственного менеджера.
Что делать, если контрагент прислал неверные данные в Акте сверки?
Схема предусматривает ветку «взаиморасчеты по версии контрагента неправильные». В этом случае вы анализируете разногласия, готовите корректировки и устраняете их, прежде чем заверять документы.
Как система реагирует на приближение срока ответа?
За Х дней до дедлайна срабатывает событие-таймер. Оно запускает напоминания бухгалтеру и информирует финансовый контроль о необходимости предоставления ответа.
Что происходит, если контрагент не отвечает в установленный срок?
Процесс фиксирует нарушение срока и переходит к обработке невыполнения договорных обязательств. Также информируются заинтересованные лица о пропуске дедлайна.
Можно ли продлить срок ответа контрагенту?
Да, в схеме есть шаг «Принять решение о согласовании с контрагентом продления срока ответа». Это отдельное решение, которое принимается при необходимости.
Кто подписывает итоговые документы?
Документы подписываются и заверяются печатью на этапе «Подписать и заверить печатью документы», после чего они отправляются контрагенту.
Похожие процессы
